Kitap Özeti: The Making of a Manager
IT Dünyasında Yöneticilik
Yazar Julie Zhuo, Facebook'un ilk çalışanlarından. Tasarımcı olarak girdiği Facebook'ta tasarım ekiplerinden sorumlu en üst düzey yöneticiliğe kadar yükselmiş. Teknoloji şirketinde çalışıyorsanız - yönetici olun veya olmayın - bu kitaptan öğrenecekleriniz var.
Yılların yönetileni olarak, iyi yöneticinin neye benzediğini çok net biliyorum. Kitabı okuyunca bu düşüncem daha da pekişti. İnşallah siz de iyi yöneticilere denk gelirsiniz ve kendiniz de iyi bir yönetici olursunuz.
Lafı fazla uzatmadan başlayalım.
TLDR;
Yöneticilik öğrenilir, doğuştan gelen bir yetenek değildir.
Yöneticinin vazifesi, sorumlu olduğu gruptan verimli çıktılar alabilmektir.
Her şeyi bilmeniz gerekmez, her konuya hakim olmanız gerekmez; ekiple beraber oluşturduğunuz bileşke kuvvet kadar gücünüz var.
Attığınız her adımda takımın başarısını göz önünde bulundurun.
Yöneticiliğin püf noktası insanlara ne yapmaları gerektiğini söylemek değil, onları harekete geçirmek için ilham kaynağı olmaktır.
Ekibinizin her üyesiyle bire bir toplantıları düzenli olarak yapın.
İyi bir dinleyici olun.
Amaç - İnsan - Süreç
Yönetici olarak etki edebileceğiniz üç temel alan var.
Amacımız ne, biz bu işi niçin yapıyoruz? Bunun cevabını öğrenmek ve netleştirmek sizin göreviniz.
Kiminle yapıyoruz? Ekibi kurmak, büyütmek, gelişimlerine destek olmak ve onlara ilham verebilmek mühim.
Nasıl yapıyoruz? İş yapış şekliniz, toplantılarınız, iletişiminiz, planlamalar vb. hususlar bu başlıkta toplanır.
Her ne kadar yapılan işte çok iyi de olsanız, yönetici olarak asli göreviniz işi yapmak değildir. İşi sizin yapmanız verimli olmaz, çarpanınız 1x olduğu sürece çok sınırlı bir etkiniz olur. En büyük etkiyi, bu üç konudaki iyileştirmelerinizle yapabilirsiniz ki böylece çarpan birden büyük olur ve takım olarak veriminiz artar.
Fotoğraf: Ionela Mat - Unsplash
İlk Aylarınız
Yöneticiliğe başlarken veya yeni bir şirkete yönetici olarak geçtiğinizde, ilk aylarda gözlem yapmaya odaklanın. Sizin için belirsizliklerin en yoğun olduğu dönem bu. Doğal ve beklenen bir durum. Belirsizlik bulutunu dağıtmak ve haritada kapalı olan yerleri açmak için harekete geçin.
Süreçleri inceleyin.
Bol bol soru sorun, öğrenme ve keşfetme maksadıyla.
Dinleyin.
İnsanları tanımaya çalışın.
İlk haftadan itibaren, ekibinizin her üyesiyle bire bir (1-1) toplantılar yapın.
En önemlisi de, kendinizi göstermek ve fikirlerinizi kabul ettirmek için acele etmeyin. Henüz öğrenme aşamasındasınız, gerekli tüm bilgiye sahip değilsiniz. Bu aşamada önceliğiniz bilgi edinmek olmalı.
İnsan
Yönetici olarak elinizdeki en değerli şey ekibinizdeki insanlardır. Onları tanımaya çalışın, iyi ilişkiler kurmak için çabalayın. En iyi yöneticiler, çalıştıkları insanların kendilerine has özelliklerini keşfedip istifade edebilenlerdir. Bunu yapabilmek için insanlarla olan diyaloğunuz net ve sürekli olmalı. İki tarafın beklentileri, iş hedefleri, kişisel hedefler, süreçler ve performans gibi konularda sürekli iletişim halinde olun.
Yönetici olarak yapacağınız geri bildirimler çok önemli. Geri bildirimde bulunmak için vakit kaybetmeyin. Gördüğünüz yanlışları, doğruları, eksileri ve artıları yapıcı bir dille aktarın.
Çalıştğınız insanların gelişim ve değişim süreçlerinde onlara yol gösterin, yardım edin. Kendi hayatımdan bir örnek vereyim. Bugüne kadar çalıştığım en iyi yönetici, beni yurtdışına gitmeye teşvik etmişti. Ve bunu yaparken beni gerçekten düşündüğü, benim iyiliğimi istediği için yaptığını hissettirmişti. Hâlâ çok saygı duyarım ona ve hakkını ödeyemem.
Bire Bir Toplantılar
Elemanlarınızla her hafta, veya bu mümkün değilse en azından iki haftada bir teker teker bire bir toplantılar yapın. Bu toplantıların ilkinde, elemanınızın hayalindeki yönetici neye benziyor anlamaya çalışın. Şu sorular yardımcı olur:
Önceki yöneticinle yaptığınız görüşmeleri düşününce, sana en çok yardımı dokunan görüşmeniz neye benziyordu, nelerden bahsetmiştiniz?
Sana nasıl destek olmamı isterdin?
Hangi tür geri bildirimleri tercih edersin, yazılı mı, sözlü mü, herkese açık mı yoksa özel mi? Çünkü her insan farklı tarzlara sahip.
Sence mükemmel bir yönetici-çalışan ilişkisi nasıl olmalı?
Eğer elemanınız bire bir toplantılarınızda haftalardır hep "her şey yolunda" diyorsa, bunu bir uyarı işareti olarak alın. Muhtemelen size söylemekten çekindiği için her şey yolunda diyordur. Haftalarca her şey yolunda olamaz, sakın aldanmayın. Böyle durumlarda onu rahatlatıp konuşturmak için ek çaba göstermeniz gerekebilir.
Bire bir toplantılar angarya gibi gelebilir ilk başta. Bütün gün yanında oturduğum kişiyle her hafta özel toplantı yapmanın anlamı ne diyebilirsiniz. Ama bu toplantılar size normalde öğrenemeyeceğiniz şeyleri öğrenme fırsatı verecek. Bu toplantıları işle ilgili durum değerlendirmeleri için harcamayın. Gündem elemanınız olsun. Onun istekleri, şikayetleri ve başarısı üzerine konuşun. Toplantının öznesi siz olmayın.
İşe Alım
Ekipler sürekli değişim halinde olur, insanlar gelir gider. Yönetici olarak önemli bir vazifeniz de ekibe uyumlu ve faydalı kişiler kazandırmak. İşe alım yaparken aceleci davranmayın. Diğer taraftan, beğendiğiniz bir aday olduğunda da elinizi çabuk tutun. Adayları günlerce cevap için bekletmeyin. Email/telefon gel-gitlerini seri bir biçimde gerçekleştirin. Çünkü beklettiğiniz insanın "hayır" deme olasılığı her gün biraz daha artacaktır.
İşe alım sadece ihtiyaç olduğunda düşünmeniz gereken bir süreç değil. Bazen bir adayın ilk görüşmesinden işe başlayacağı güne kadar aylar sürebiliyor. O yüzden makinenin çarkları sürekli dönsün, adaylarla görüşün, gözünüzü açık tutun.
Fotoğraf: Collab Media - Unsplash
Süreçler ve Kültür
İş yapış şeklinizi sürekli iyileştirme yolları arayın. Sadece söylemlerinizle değil, yaptıklarınızla da çalışanlarınıza örnek olun. Şirket kültürü oluşturmanın en etkili yolu, yaparak öğretmektir.
Yıllar önce - yine yazılımcıyım - release'lerde sürekli entegrasyon testleri patladığı için vakit kaybettiğimiz legacy bir web service var. Bu uygulamaya yeni geliştirme yapılacağında kimse o işi almak istemezdi. Testlerde farklı servisler çağrılıyor ve bazen o servislerde problem olduğu için testler başarısız olabiliyordu.
Yöneticimiz dedi ki, entegrasyon testleri patladığı için kaybettiğiniz vakti ortak bir wiki sayfasına kaydedin. Üç ay sonunda bakalım ne kadar etkiliyor bizi bu durum görelim. Üç ay sonra wikiye bakınca, hatırı sayılır miktarda vakit ve enerjimizin bu testlerin patlamasına sebep olan ekiplerin kendi uygulamalarını düzeltmelerini beklemekle geçtiğini gördük.
Yöneticimiz bağlı olduğu direktöre wiki sayfasıyla birlikte durumu arz etti ve tüm şirket çapında uygulamaların UAT ortamlarının daha stabil olması için bir girişim başlatıldı. Bu bir kültür aşılamasıdır. Yöneticimiz bize "sürekli iyileştirme" kafasında olmamız gerektiğini yaparak göstermişti. Gösterdiği bir diğer şey de, ölçüm yapmanın ve datanın kıymeti. Eğer o testlerin düzelmesini beklerken ne kadar vakit kaybettiğimizi bir kenara not etmemiş olsaydık, üzerimizdeki etkinin büyüklüğünü göremeyecektik.
Dokümantasyon
Yönetici olarak faydanızı katlayabileceğiniz en kolay yol dokümantasyon. Yazılı olarak kalıcı hale getirip ekibinizle paylaşabileceğiniz bazı konular:
Nasıl işe alım yaptığınız, işe alım süreçlerinizin safhaları ve detayları.
Farklı toplantı türleri için, o toplantının nasıl yapıldığı.
Sorumluluğunuzda olan ürünlerin rutin bakım ve problem çözme işlerinin nasıl yapıldığı.
İşe yeni başlayan arkadaşların intibak eğitimleri.
Liste daha da uzatılabilir. Söz uçar yazı kalır derler, bilgi ve birikimlerin yazıya dökülmesi herkes için faydalıdır. Bu dokümanlar sürekli gelişim ve değişim halinde olmalı, tıpkı yürüttüğünüz süreçler gibi. Hiçbiri Allah'ın emri değişmez kanunlar değil. Eksik gördüklerinizi düzeltin, değiştirin, yeni şeyler denemeye açık olun. En önemlisi de ölçün. Ölçmediğiniz şeyin iyiye mi kötüye mi gittiğini bilemezsiniz.